El número de documentos electrónicos que su empresa genera, se cada vez más elevado y por lo tanto se hace más difícil su tratamiento (encontrar la información, actualizarla, hacer copias de seguridad adecuadas, etc.) si no se dispone de una herramienta (programa) dedicado a esta tarea.

También se necesita que todos los trabajadores tengan un acceso el más inmediato posible a toda esta información (compartida), así como ocultar algunos documentos que son de uso interno.

La instalación de una solución de gestión documental, le permite:

Acceder rápidamente a la información que se quiere (con búsquedas tipos Google)
Compartir la información eficazmente (documentos y otros) entre los usuarios
Evitar documentos duplicados
Eliminación de papel
Establecer niveles de accesos dependiente de los documentos u otros conceptos
Hacer un seguimiento eficaz a documentos (p. ej. Presupuestos y expedientes)
Publicar la información que se desee por Internet
Digitalizar (de manera certificada) todo tipo de documentación
Firmar digitalmente todo tipo de documentos
Cumplir la L.O.P.D.
Seguir circuitos de documentación (p.ej. aprobación de documentos)
Etc.

Además, haciendo uso de su certificado digital (emitido por la FNMT o cualquiera otra entidad reconocida) usted puede:

Acceder rápidamente a la información que se quiere (con búsquedas tipos Google)
Emitir facturas electrónicas (con el ahorro de tiempo y material que comporta)
Digitalizar facturas recibidas en papel (y eliminar el papel), mediante la Digitalización Certificada
Garantizar el origen y la fecha de sus comunicaciones (por ej. Firmar digitalmente sus emails)
Dar validez legal (crear originales) a los documentos que ustedes generen (contratos, recibidos, etc.)

ICON se encarga de ligar el conocimiento y las soluciones existentes al mercado, para apoyar a sus clientes y:

Asesorar y proponer soluciones informáticas para gestionar los documentos del despacho (control de accesos, búsqueda rápida, seguimiento de modificaciones, plantillas, etc.)
Poder encriptar los documentos para poder enviarse por email respetando la ley y el derecho a la intimidad de las personas (p.ej. nóminas, contratos, partes de baja, DNI’s escaneados, etc.)
Poder firmar digitalmente documentos para evitar papel y agilizar su tratamiento (p.ej. facturas electrónicas, contratos, presupuestos, etc.)
Etc.