El número de documents electrònics que la seva empresa genera, es cada cop més elevat i per tant es fa més difícil el seu tractament (trobar la informació, actualitzar-la, fer còpies de seguretat adients, etc.) si no es disposa d’una eina (programa) dedicat a aquesta tasca.

També es necessita que tots els treballadors tinguin un accés el més immediat possible a tota aquesta informació (compartida), així com ocultar alguns documents que son d’ús intern.

La instal·lació d’una solució de gestió documental, li permet:

Accedir ràpidament a la informació que es vol (amb recerques tipus Google)
Compartir la informació eficaçment (documents i altres) entre els usuaris
Evitar documents duplicats
Eliminació de paper
Establir nivells d’accessos depenent dels documents o altres conceptes
Fer-ne un seguiment eficaç a documents (p. Ex. Pressupostos i expedients)
Publicar la informació que es desitgi per Internet
Digitalitzar (de manera certificada) tot tipus de documentació
Signar digitalment tot tipus de documents
Complir la L.O.P.D.
Seguir circuits de documentació (p.ex. aprovació de documents)
Etc.

A més, fent ús del seu certificat digital (emès per la FNMT o qualsevol altre entitat reconeguda) vostè pot:

Accedir ràpidament a la informació que es vol (amb recerques tipus Google)
Emetre factures electròniques (amb l’estalvi de temps i material que comporta)
Digitalitzar factures rebudes en paper (i eliminar el paper), mitjançant la Digitalització Certificada
Garantir l’origen i la data de les seves comunicacions (per ex. Signar digitalment els seus emails)
Donar validesa legal (crear originals) als documents que vostès generin (contractes, rebuts, etc.)

ICON s’encarrega de lligar el coneixement i les solucions existents al mercat, per tal de donar suport als seus client i:

Assessorar i proposar solucions informàtiques per gestionar els documents del despatx (control d’accessos, recerca ràpida, seguiment de modificacions, plantilles, etc.)
Poder encriptar els documents per tal de poder enviar-se per email respectant la llei i el dret a la intimitat de les persones (p.ex. nòmines, contractes, parts de baixa, DNI’s escanejats, etc.)
Poder signar digitalment documents per tal d’evitar paper i agilitzar el seu tractament (p.ex. factures electròniques, contractes, pressupostos, etc.)
Etc.